Biljätte effektiviserar sin bokslutsprocess med BALANCER

Vill du ha en direktrapport om hur Adra BALANCER fungerar i praktiken? Charlotta Lind-Vintersköld, controller på Bilia, en av Nordens största bilåterförsäljare, berättar.

Bilia logo

Livet före

Med ca 3 400 medarbetare och en omsättning en bra bit över 18 miljarder kronor är Bilia en gigant på återförsäljarmarknaden. Månadsbokslutet medför vissa utmaningar:

Innan Bilia gick över till BALANCER använde de Excel-ark för sin avstämning. Som ett första steg skrev teamet ut alla huvudboksrapporter en gång per kvartal och vidarebefordrade dem, tillsammans med ett Excel-ark, till ekonomichefen för granskning.

Enligt controllern Charlotta Lind-Vintersköld innebar det här arbetssättet vissa problem.

För det första hade ekonomichefen inget sätt att skaffa sig överblick över balanskontona eftersom avstämningsrapporterna bara genererades en gång i kvartalet. Det var svårt att identifiera potentiella framtida ekonomiska svårigheter.

För det andra: Eftersom alla kalkylblad lagrades lokalt på olika datorer på olika kontor fanns det inget sätt att få kontroll över månadsrapporteringen. Ekonomichefen visste inget om avstämningarnas status, om huruvida interna kontroller tillämpades eller om risker minimerades (eller inte), och hade ingen kontroll över processen. Han/hon fick bara de färdiga kvartalsrapporterna för granskning.

Bilia har använt Adra ACCOUNTS i några år, och i mars 2014 beslutade deras ekonomiavdelning att även skaffa BALANCER, vårt program för balansavstämning.

Enorma förbättringar

– Det gick snabbt och enkelt att komma igång med BALANCER, säger Charlotta. Installationsprocessen tog en dag per företag (idag används BALANCER av två Bilia-företag), och med utbildning av personalen var vi igång inom en vecka.

Förbättringarna var omedelbara och omfattande, enligt Charlotta:

  • Tack vare den snabba och enkla automationen av de allra flesta avstämningar kan vi nu ladda upp våra siffror till BALANCER två gånger per dag under periodavstämningen. På så sätt hålls informationen hela tiden uppdaterad.

Eftersom balansräkningen uppdateras kontinuerligt kan Bilias ekonomiteam påbörja avstämningen redan på månadsavstämningens första dag, istället för att ägna de första dagarna åt att mata in data. Därmed kan de också slutföra räkenskaperna snabbare.

  • Och vi känner oss säkrare på de siffror vi rapporterar, säger Charlotta.

Tack vare BALANCERs intuitiva kontrollpanel och hemsida kan Bilias team dessutom hantera sin tid och sitt arbetsflöde mer effektivt och dela upp eller omfördela arbetsuppgifter om det behövs så att månadsrapporteringen går snabbare och blir mindre stressig.

Avslutningsvis: Vad är det bästa? 

Charlottas favoritfunktion i BALANCER är det digitala arkiveringssystemet:

  • Med arkiveringssystemet kan vi lagra alla våra rapporter väldigt enkelt, utan att behöva skriva ut dem. Det uppskattas även av vår revisor, som hittar all nödvändig information snabbt och enkelt!

Mer om månadsbokslutens knepiga utmaningar

Vill du veta mer om hur er ekonomiavdelning kan effektivisera sin månadsrapportering?


background image